Kurslarda senet takibi nasıl yapılır?

Kurslarda senet takibi, her senedi öğrenciye ve taksit planına bağlı bir kayıt olarak tutmak, vadeleri önceden görmek, her tahsilatı aynı gün işlemek ve vadesi geçen senetleri ayrı bir listede izlemek demektir. Senetler veliyle yapılan bir tüketici işlemine dayandığı için her taksite ayrı ve nama yazılı düzenlenmeleri gerekir. İcra ve dava gibi hukuki adımlar için mutlaka hukuk danışmanınıza başvurun.

Bu yazı hukuki danışmanlık değildir. Mevzuat değişebilir, senet düzenlemeden önce güncel koşulları hukuk danışmanınızdan ya da mali müşavirinizden teyit edin.

Senet ne zaman kullanılır?

Senet, uzun vadeli ve yüksek tutarlı kayıtlarda kursun alacağını belgelemek için kullanılır. Örneğin bir yıllık ya da dönemlik programa taksitli kayıt yapan bir veliden, her taksit için bir senet alınabilir.

Her kayıtta senet gerekmez. Şu durumlarda daha uygun olabilir:

• Taksit süresi uzunsa (bir eğitim yılı gibi)
• Toplam tutar yüksekse
• Ödeme kartla yapılmıyor ve nakit ya da havale bekleniyorsa

Kısa süreli, aylık yenilenen kayıtlarda ya da kartlı taksitlerde senet çoğu zaman gereksiz bir iş yüküdür. Senedin veli tarafında güvensizlik hissi yaratabileceğini de unutmayın. Senedi neden istediğinizi kayıt sırasında sade bir dille anlatın.

Senet yerine hangi seçenekler var?

Senet her zaman tek seçenek değildir. Bazı kayıtlarda aşağıdaki yöntemler hem veli hem kurum için daha pratik olabilir:

• Kredi kartına taksit: Tahsilat riskini büyük ölçüde ödeme kuruluşuna taşır. Komisyon maliyetini hesaba katın.
• Online ödeme bağlantısı: Her taksit öncesinde veliye gönderilen bağlantıyla kartla ödeme alınır.
• İmzalı sözleşme ve taksit planı: Senet olmadan da borcun belgelenmesini sağlar. Hukuki gücünü hukuk danışmanınıza sorun.

Hangi yöntemi seçerseniz seçin, tüm velilere aynı kuralı uygulayın. Birine senet sorulup diğerine sorulmaması, velilerde haksızlık hissi yaratabilir.

Senetle ilgili bilinmesi gereken temel kurallar

Bononun zorunlu unsurları

Kurslarda kullanılan senet genellikle bonodur. Türk Ticaret Kanunu’nun 776. maddesi bononun içermesi gereken unsurları sayar. Özetle:

• Metinde “bono” ya da “emre yazılı senet” ibaresi
• Kayıtsız şartsız belirli bir bedeli ödeme vaadi
• Vade
• Ödeme yeri
• Lehtarın, yani kendisine ödeme yapılacak kişinin adı
• Düzenleme tarihi ve yeri
• Düzenleyenin imzası

Bu unsurlardan biri eksikse senet, bono olarak geçerliliğini yitirebilir. Kanun bazı eksiklikler için tamamlayıcı kurallar da öngörür. Hazır senet formu kullanıyorsanız bile her alanın eksiksiz doldurulduğunu kontrol edin.

Tüketici işlemlerinde nama yazılı ve taksit başına ayrı senet

Kurs ile veli arasındaki ilişki genellikle tüketici işlemidir. 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun, tüketici işlemlerinde kıymetli evrak niteliğindeki senetlerin yalnız nama yazılı ve her taksit için ayrı ayrı düzenlenebileceğini öngörür. Bu kurala aykırı düzenlenen senetler tüketici yönünden geçersiz sayılır.

Pratikte bu şu anlama gelir:

• Tüm taksitler için tek bir toplam senet almayın.
• Her taksit için, o taksitin tutarını ve vadesini gösteren ayrı bir senet düzenleyin.
• Senedin nama yazılı olarak düzenlendiğini kontrol edin.

Kullandığınız matbu senet formunun bu şartlara uyup uymadığını hukuk danışmanınıza gösterin.

Kayıt sırasında senedi nasıl düzenlemeli?

Senet, kayıt görüşmesinin sonunda aceleyle imzalatılan bir kağıt olmamalıdır. Velinin ne imzaladığını anlaması, ileride çıkabilecek anlaşmazlıkları azaltır.

Kayıt sırasında şu sırayı izleyin:

1. Önce sözleşmeyi ve taksit planını veliyle birlikte gözden geçirin.
2. Her taksitin tutarını ve vadesini veliye tek tek okuyun.
3. Her taksit için ayrı senedi, plandaki tutar ve vadeyle doldurun.
4. Senetleri imzalatmadan önce tüm alanların dolu olduğunu kontrol edin.
5. Veliye taksit planının bir kopyasını verin.

Senet sayısı fazlaysa bu işlem zaman alır. Kayıt randevusunu buna göre planlayın, yoğun saatte ayakta yapılan bir imza işleminden kaçının.

Adım 1: Senedi taksit planına bağlayın

Senet ayrı bir kağıt yığını olarak değil, öğrencinin ödeme planının bir parçası olarak tutulmalıdır. Her senet için şu bilgileri kaydedin:

• Öğrenci adı ve veli adı
• Bağlı olduğu kayıt ya da sözleşme
• Senet numarası
• Tutar
• Düzenleme tarihi ve vade tarihi
• Durum: bekliyor, tahsil edildi, kısmen tahsil edildi, vadesi geçti, iade edildi

Senet tutarları ve vadeleri taksit planıyla birebir aynı olmalıdır. Taksit planında ekim ayı taksiti bir tutar, senette başka bir tutar yazıyorsa ileride hem veliyle hem de kendi kayıtlarınızda sorun yaşarsınız.

Adım 2: Senetleri güvenle saklayın

Senedin aslı, alacağınızın belgesidir. Kaybolursa tahsilat zorlaşır.

• Senetlerin asıllarını kilitli bir dolapta ya da kasada, vade sırasına göre saklayın.
• Her senedin taranmış bir kopyasını dijital kayıtta tutun.
• Senetlere kimlerin erişebileceğini sınırlayın ve senet teslim alındığında ya da verildiğinde bunu kayda geçirin.
• Birden fazla şubeniz varsa her şubenin senetlerini ayrı tutun ve toplu raporu merkezden izleyin.

Adım 3: Vadeleri önceden görün

Senet takibindeki en sık hata, vadesi gelen senedi ancak vade geçtikten sonra fark etmektir. Bunu önlemek için her hafta, önümüzdeki günlerde vadesi gelecek senetleri listeleyin.

Basit bir haftalık rutin:

1. Bu hafta vadesi gelen senetleri listeleyin.
2. Veliye vadeden birkaç gün önce kısa bir hatırlatma gönderin.
3. Vade günü ödemeyi kontrol edin.
4. Ödenmeyen senetleri vadesi geçmiş listesine taşıyın.

Hatırlatma mesajı kısa ve nazik olsun: “Merhaba, kayıt sözleşmenize bağlı kasım ayı ödemenizin vadesi 10 Kasım. Kurumda ya da havaleyle ödeyebilirsiniz.”

Adım 4: Tahsilatı aynı gün kaydedin

Ödeme yapıldığında senedin durumu hemen güncellenmelidir. Gün sonuna ya da haftaya bırakılan kayıtlar, “bu senet ödendi mi?” sorusunu doğurur.

Tahsilatta dikkat edilecekler:

• Tam ödeme: Senedin durumunu “tahsil edildi” yapın, veliye makbuz verin ve senedin aslını veliye iade edin. İadeyi de kayda geçirin.
• Kısmi ödeme: Ödenen tutarı ve kalan tutarı kaydedin, makbuz verin. Senedin aslını tam ödeme yapılana kadar saklayın. Kısmi ödemenin nasıl belgeleneceğini hukuk danışmanınıza sorun.
• Havale ile ödeme: Ödemenin hangi senede karşılık geldiğini havale açıklamasından ya da veliyle teyitleşerek eşleştirin.

Senedi ödeme alınmadan iade etmeyin. Ödeme alındığı halde senedi iade etmemek de veliyle anlaşmazlık yaratır.

Adım 5: Vadesi geçmiş senetleri ayrı izleyin

Vadesi geçen senetler, normal taksit takibinden ayrı bir dikkat ister. Bu listeyi haftalık olarak kurum müdürü ya da sahibi görmelidir.

Vadesi geçmiş senet için izlenebilecek sıra:

1. İlk günlerde: Veliyi arayın. Unutma mı, geçici bir sorun mu, anlaşmazlık mı olduğunu anlayın.
2. Geçici sorun varsa: Yazılı bir ödeme planı üzerinde anlaşın. Yeni vadeyi kayda geçirin.
3. Birkaç hafta içinde çözülmezse: Yüz yüze görüşme yapın, yazılı bir hatırlatma gönderin.
4. Uzlaşma sağlanamazsa: Hukuk danışmanınıza başvurun.

Kambiyo senetlerine dayalı icra takibi, özel kurallara bağlı bir süreçtir. Hangi yolun izleneceği, sürelerin nasıl işlediği ve senedin bu takibe uygun olup olmadığı hukuki değerlendirme gerektirir. Senetlerin zamanaşımı süreleri de kanunda belirlenmiştir. Vadesi geçmiş senetleri uzun süre bekletmeyin ve süreleri hukuk danışmanınıza sorun.

Adım 6: Senet raporlarını düzenli okuyun

Ay sonunda şu soruların cevabını görün:

• Bu ay vadesi gelen senetlerin toplam tutarı ne kadardı, ne kadarı tahsil edildi?
• Vadesi geçmiş senetlerin toplamı geçen aya göre arttı mı?
• Gelecek ayların senet vadeleri nasıl dağılıyor?
• Hangi velilerde birden fazla senet vadesi geçmiş durumda?

Gelecek ayların vadeleri, nakit akışınızı planlamak için de işe yarar. Örneğin yaz aylarında vadesi gelen senet sayısı azsa, o dönemin giderlerini buna göre planlamanız gerekir.

Sık yapılan hatalar

• Tüm borç için tek senet almak: Tüketici işlemlerinde her taksit için ayrı senet gerekir.
• Eksik doldurulmuş senet: Vade, ödeme yeri ya da imza eksikliği senedin niteliğini etkileyebilir.
• Senet ile taksit planının farklı olması: Tutar ve vadeler birebir aynı olmalı.
• Ödenen senedi iade etmemek: Hem güven sorunu hem de kayıt karmaşası yaratır.
• Vadesi geçmiş senedi aylarca bekletmek: Hem tahsilat ihtimali düşer hem de hukuki süreler işlemeye devam eder.

Senet ve taksit takibini birlikte yönetmek için senet takip programı, kayıt ve tahsilatı bir arada izlemek için aidat takip programı sayfalarına göz atabilirsiniz. Gelir ve alacak tablonuzu görmek için kurs gelir gider takibi sayfası da yardımcı olur.

Kontrol listesi

• Senet yalnız gerçekten gerekli kayıtlarda kullanılıyor.
• Her taksit için ayrı ve nama yazılı senet düzenleniyor.
• Bononun zorunlu unsurları eksiksiz dolduruluyor.
• Her senet öğrenciye ve taksit planına bağlı olarak kaydediliyor.
• Asıllar güvenli yerde, kopyalar dijital kayıtta.
• Vadeler haftalık izleniyor, hatırlatma vadeden önce gidiyor.
• Tahsilat aynı gün işleniyor, ödenen senet makbuzla birlikte iade ediliyor.
• Vadesi geçmiş senetler ayrı listede ve hukuki adımlar için hukuk danışmanına başvuruluyor.

Jamaster’da senet ve tahsilat takibini taksit planıyla birlikte yapabilir, vadesi geçmiş alacakları senet raporunda görebilirsiniz.