Veli SMS ve WhatsApp mesaj şablonları: kurslar için örnekler

Veliye giden iyi bir mesaj kısa, tek konulu ve ne yapılması gerektiğini açıkça söyleyen bir mesajdır. Kurslarda en sık ihtiyaç duyulan altı durum için (kayıt teyidi, ders hatırlatma, devamsızlık, taksit hatırlatma, ders iptali, dönem sonu) hazır şablon tutmak hem zaman kazandırır hem de her personelin aynı dili kullanmasını sağlar. Aşağıda her biri için kısa örnekler ve göndermeden önce bilmeniz gereken karakter ve izin kurallarını bulacaksınız.

Şablon yazarken dört kural

Her mesajda şu dört şeyi kontrol edin:

Kim gönderiyor? Kurs adı mesajın başında ya da gönderici başlığında görünmeli.
Kim hakkında? Öğrencinin adı, birden fazla çocuğu olan veliler için şart.
Ne oldu ya da ne olacak? Tarih ve saat, gün adıyla birlikte.
Veli ne yapmalı? Aramalı mı, ödeme mi yapmalı, bir şey yapmasına gerek yok mu?

Aşağıdaki örneklerde köşeli parantez içindeki alanlar, gönderim sırasında gerçek bilgiyle doldurulacak yerlerdir.

Karakter sınırına dikkat

Tek bir SMS’in uzunluğu karakter setine bağlıdır. Standart Latin karakterlerle yazılan bir mesaj bir SMS’e daha fazla sığar; ş, ğ, ı gibi Türkçe karakterler kullanıldığında sağlayıcıya ve kodlamaya göre tek SMS’e sığan karakter sayısı belirgin biçimde düşebilir. Sınırı aşan mesaj birden fazla SMS olarak gönderilir ve ücretlendirilir.

Pratik öneriler:

SMS sağlayıcınızın panelindeki karakter sayacını esas alın, kendi tahmininize güvenmeyin.
Türkçe karakter ayarının açık mı kapalı mı olduğunu öğrenin. Kapalıysa “ş” yerine “s” yazılır ve okunabilirlik düşer.
Mesajı iki cümleyle sınırlamaya çalışın. Ayrıntı gerekiyorsa veliyi aramaya davet edin.
WhatsApp’ta karakter maliyeti sorunu yoktur, ama kısa mesaj orada da daha çok okunur.

1. Kayıt teyidi

Kayıt tamamlandığında, aynı gün gönderin. Velinin elinde başlangıç tarihi ve ilk dersin saati yazılı olarak bulunsun.

SMS: “[Kurs adı]: [Öğrenci adı] [Eğitim adı] kaydı tamamlandı. İlk ders [gün, tarih] saat [saat]. Soru için: [telefon]”

WhatsApp: “Merhaba [Veli adı], [Öğrenci adı] için [Eğitim adı] kaydınız tamamlandı. Grubu: [Grup adı], öğretmeni: [Öğretmen adı]. İlk dersimiz [gün, tarih] saat [saat]’te. Kursa gelirken [getirilecekler] yanınızda olsun. Görüşmek üzere.”

2. Ders hatırlatma

Özellikle yeni başlayan öğrencilerde, haftada bir kez gelen derslerde ve saat değişikliği sonrasında işe yarar. Dersten birkaç saat önce gönderilmesi yaygındır; çok erken giden hatırlatma unutulur, çok geç giden işe yaramaz.

SMS: “[Kurs adı]: [Öğrenci adı] bugün saat [saat]’te [Grup adı] dersinde. İyi dersler.”

WhatsApp: “Merhaba [Veli adı], hatırlatma: [Öğrenci adı] bugün saat [saat]’te [Derslik] dersliğinde [Grup adı] dersinde. Gelemeyecekse lütfen bize haber verin.”

3. Devamsızlık bildirimi

İlk devamsızlıkta kısa ve suçlamayan bir mesaj yeterlidir. Ardışık devamsızlıkta mesaj yerine telefonla aramak daha doğru olur.

SMS (ilk devamsızlık): “[Kurs adı]: [Öğrenci adı] bugünkü [saat] dersine katılmadı. Bilginiz dışındaysa lütfen bizi arayın: [telefon]”

WhatsApp (ikinci devamsızlık): “Merhaba [Veli adı], [Öğrenci adı] son iki derse katılamadı. Her şey yolunda mı? Ders saati uymuyorsa farklı bir grup ya da kayıt dondurma seçeneğini birlikte konuşabiliriz.”

Devamsızlık mesajı ancak yoklama aynı gün kaydedildiğinde zamanında gider. Bunun için yoklama takip sistemi sayfasına bakabilirsiniz.

4. Taksit hatırlatma

Vadeden birkaç gün önce giden bir hatırlatma, vadesi geçtikten sonra yapılan aramadan hem daha kolay hem daha az gergin bir iletişimdir. Tutarı ve tarihi açık yazın, ödeme yolunu belirtin.

SMS (vade öncesi): “[Kurs adı]: [Öğrenci adı] için [tutar] TL taksidin son ödeme günü [tarih]. Ödeme için: [ödeme bağlantısı ya da yöntem]”

SMS (vade sonrası): “[Kurs adı]: [Öğrenci adı] için [tarih] vadeli [tutar] TL taksit henüz görünmüyor. Ödediyseniz lütfen dikkate almayın. Bilgi: [telefon]”

“Ödediyseniz dikkate almayın” cümlesi, ödeme kaydı henüz işlenmemiş velilerin rahatsız olmasını önler. Taksit takibinin tamamı için aidat takip programı sayfasına göz atabilirsiniz.

5. Ders iptali

İptal mesajı en hızlı gitmesi gereken mesajdır. Sebebi kısaca belirtin ve telafi dersinin ne zaman olacağını ya da ne zaman bildirileceğini yazın.

SMS: “[Kurs adı]: [tarih] [saat] [Grup adı] dersi [kısa sebep] nedeniyle iptal edildi. Telafi dersi [tarih, saat]. Bilgi: [telefon]”

WhatsApp: “Merhaba [Veli adı], [tarih] günkü [saat] dersimiz [kısa sebep] nedeniyle yapılamayacak. Telafi dersini [tarih, saat] olarak planladık. Bu saat uymuyorsa bize yazmanız yeterli.”

Telafi tarihi henüz belli değilse “telafi tarihini [gün] içinde bildireceğiz” yazın. Belirsiz bırakılan iptal, en çok telefon trafiği yaratan mesajdır.

6. Dönem sonu

Dönem sonu mesajı iki amaca hizmet eder: öğrencinin ilerlemesini özetlemek ve yeni dönem için kayıt yenilemesini hatırlatmak. Bu iki içeriği ayırmak iyi bir fikirdir, çünkü yeni dönem duyurusu bir tanıtım içeriği sayılabilir (izin konusuna aşağıda değiniyoruz).

WhatsApp (bilgilendirme): “Merhaba [Veli adı], [Öğrenci adı] bu dönemi tamamladı. Dönem boyunca [devam durumu] ve öğretmeni [Öğretmen adı]’nın notu: [kısa değerlendirme]. Katılımınız için teşekkür ederiz.”

SMS (kayıt yenileme, izinli alıcılar için): “[Kurs adı]: [Yeni dönem] kayıtları başladı. [Öğrenci adı] için grubunuzda yer ayırmak isterseniz [tarih]’e kadar bize ulaşın. Ret için: [ret yöntemi]”

İYS ve ticari ileti izni

Türkiye’de mal ya da hizmet tanıtımı, kampanya ve indirim duyurusu gibi içerikler ticari elektronik ileti sayılır ve kural olarak alıcının önceden onayını gerektirir. Bu onaylar Ticaret Bakanlığı düzenlemesi kapsamındaki İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinden yönetilir.

Genel çerçeve şöyle:

Onay gerektirmediği kabul edilen mesajlar: Devam eden bir hizmet ilişkisi kapsamındaki bilgilendirmeler; kayıt teyidi, ders hatırlatma, ders iptali, tahsilat ve borç hatırlatma gibi. Bu mesajlara kampanya ya da tanıtım eklemediğiniz sürece genellikle bu gruba girer.
Onay gerektiren mesajlar: Yeni eğitim duyurusu, indirim ve kampanya, kardeş indirimi tanıtımı gibi pazarlama içerikleri.
Karışık mesaj riski: Bir ders hatırlatmasının sonuna “yaz okulunda erken kayıt indirimi” eklemek, mesajı ticari ileti niteliğine taşıyabilir.
Ret hakkı: Ticari iletilerde alıcının kolayca ret bildirebileceği bir yol bulunmalıdır.

Veli telefon numarası kişisel veri olduğu için kayıt sırasında aydınlatma metnini vermek ve izinleri kayıt altına almak da ayrı bir yükümlülüktür. Kurallar zaman zaman güncellenir; kampanya mesajı göndermeden önce güncel koşulları Ticaret Bakanlığı kaynaklarından ya da hukuk danışmanınızdan teyit edin.

WhatsApp’ta da aynı ayrım geçerlidir. Bilgilendirme yazışması ile tanıtım mesajını ayırın, veli istemediğini söylediğinde tanıtım göndermeyi bırakın.

Mesajın zamanı ve tonu

Doğru metin yanlış saatte giderse etkisini kaybeder. Birkaç pratik kural:

Gece ve sabah erken saatlerden kaçının. Acil bir ders iptali dışında mesajları gündüz saatlerinde gönderin.
Ödeme mesajlarını hafta başına ya da maaş günlerine yakın tarihlere planlayın. Hafta sonu akşamı gelen taksit hatırlatması çoğu zaman gözden kaçar ya da rahatsız eder.
Toplu mesajı kademeli gönderin. Yüzlerce veliye aynı anda giden mesaj, aynı saatte onlarca geri dönüş araması demektir. Telefona bakacak kişinin müsait olduğu bir saat seçin.
Hitapta tutarlı olun. “Sayın veli” ile “Merhaba [Veli adı]” arasında bir seçim yapın ve tüm şablonlarda aynısını kullanın. Adla hitap genellikle daha sıcak karşılanır.
Ünlem ve büyük harf kullanmayın. “ACİL” ya da art arda ünlem, bilgilendirme mesajını tehdit gibi gösterir.

Veliden gelen cevaplar için de bir kural koyun: WhatsApp’a yazılan bir soru, en geç aynı iş günü içinde cevaplanmalı. Cevapsız kalan mesaj, bir sonraki şablonunuzun da okunmamasına yol açar.

Şablonları düzenli tutmak

Şablonlar ancak herkes aynı yerden kullandığında işe yarar:

Şablonları tek bir yerde tutun, her personelin kendi telefonunda ayrı metin olmasın.
Her şablona kısa bir ad verin: “Kayıt teyidi”, “Taksit vade öncesi” gibi.
Kişiselleştirme alanlarını her şablonda aynı adla kullanın.
Yılda bir kez tüm şablonları gözden geçirin; eski telefon numarası, değişen ödeme yöntemi gibi hatalar sık birikir.
Kimin hangi mesajı ne zaman gönderdiğini kayıt altında tutun. Veli “bana haber verilmedi” dediğinde bu kayıt işe yarar.

Özet

Her mesaj kurs adını, öğrenci adını, tarih ve saati, veliden beklenen adımı içersin.
SMS’te karakter sayacını sağlayıcınızın panelinden takip edin, Türkçe karakter ayarını bilin.
Bilgilendirme ve tanıtım mesajlarını ayırın, tanıtım için izinli alıcıya gönderin.
Ardışık devamsızlıkta ve vadesi geçmiş ödemede mesaj yerine aramayı tercih edin.
Şablonları tek yerde tutun ve yılda bir kez güncelleyin.

Bu şablonları kaydedip tekil ya da toplu gönderimde kullanmak için veli SMS sistemi sayfasına bakabilir, Jamaster’da SMS şablonlarını ve panelden WhatsApp yazışmalarını 10 günlük ücretsiz demoda deneyebilirsiniz.